TTD - TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL

Não é possível manter um Arquivo organizado sem que haja uma TTD-TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL para nortear os trabalhos.  Quando por força de circunstâncias não se pode elaborar uma TTD e faz-se a organização sem critérios arquivísticos mínimos, a massa documental volta a crescer desordenadamente e com o passar do tempo o trabalho feito perde toda utilidade.

A TTD é um instrumento formal que determina os prazos que os documentos devem ser mantidos nos Arquivos Correntes e  Intermediários  bem como determina sua destinação final (digitalização, microfilmagem, transferência ou eliminação)

Quando se trata de eliminação, é necessário lembrar  que o papel deve ser fragmentado , vendido ou doado para reciclagem, por questões ambientais. Incinerar nunca.

O resultado de uma política arquivística numa empresa passa por economia financeira pois teremos:

Fim do excesso de papéis com liberação de espaço físico;

Localização rápida dos documentos o que leva a decisões mais rápidas e satisfação do cliente;

Fim do extravio de documentos.

Todos sabem que espaço físico e tempo custam caro no mundo dos negócios.

Elaborar uma TTD não é tarefa fácil. Exige trabalho minucioso, equipe disposta, boa vontade do poder decisório da organização. Cabe ao profissional Arquivista mostrar os benefícios que uma política arquivística traz.

Tudo bem se você ainda não levou um grande prejuizo por não encontrar um documento que está lá naquele Arquivo Morto, fique alerta porque a qualquer momento isso pode acontecer!

É certo que há casos emergenciais em que a organização do Arquivo não pode esperar a elaboração de uma TTD com toda exigência técnica; pode ser feito uma trabalho de levantamento documental mais detalhado possível, acondicionando e identificando as caixas de armazenamento e dispondo em ordem numérica(número nas caixas), codificando estantes e prateleiras. Uma planilha eletronica será feita com tais dados com campo para descrição dos assuntos encontrados nos documentos e/ou nome da espécie documental. A consulta será feita através dessa planilha que remeterá o assunto pesquisado e/ou espécie documental ao endereço de armazenamento. É uma solução de emergência que já vivi em minhas experiências profissionais. Vale para um Arquivo pequeno e até um pouco mais mas não pode parar por aí. Estabelecer prazos de guarda  para serem aplicados desde o Arquivo Corrente é fundamental para evitar as Massas documentais acumuladas.

Se alguma pessoa ou empresa quiser saber mais sobre TTD aqui vai minha dica: COMO ELABORAR A TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL de Rosália Paraiso Matta de Paula editado pelo CENADEM.

Até breve!