Para iniciarmos o processo de Organização de um Arquivo, é necessário que todos os envolvidos diretamente no trabalho, recebam informações sobre algumas particularidades da Arquivologia.
Vamos iniciar com a Teoria das Três Idades dos Arquivos. Na definição de Jean-Jacques Valette-1973
os arquivos são: Corrente, Intermediário e Permanente.
Intermediário - é o arquivo onde as consultas são pouco frequentes, pois os documentos ultrapassaram a fase de atualidade. A documentação localizada nesse arquivo aguarda o cumprimento de prazo estabelecido para destinação final que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
Permanente - é o arquivo cujos documentos serão guardados para sempre em função de seu valor histórico, probatório ou informativo. Darei alguns exemplos de documentos de guarda permanente:
Estatutos, Contratos Sociais, Direitos Patrimoniais, Regulamentos e Regimentos, Planos e Projetos que tratem das atividades-fins da empresa,Jurisprudência, Acordos e Reajustes Salariais, Planos de Carreira, Correspondências importantes como atividade-fim, delegação de poder, etc, Documentos cujas características extrínsecas sejam de valor artístico e cultural, etc....
A empresa deve se preocupar com os arquivos desde a fase Corrente pois assim as fases seguintes serão de simples manutenção. É interessante analisar que se a empresa gera um arquivo pequeno e até um pouco além, as três fases podem se acomodar no mesmo local, separadas e bem identificadas em gavetas, armários, estantes e pastas.
Quando um Arquivista é contratado para organizar um Arquivo, geralmente encontra um galpão ou uma sala escura ou o vão de uma escada com a indicação Arquivo Morto. É impactante pois na visão arquivística todos os arquivos são vivos, pois são a fonte das informações de um órgão.O Professor Luis Carlos Lopes, da UFF, prefere chamar o Arquivo Morto de: "MDAs-Massa documental acumulada de modo desorganizado." Portanto:
VAMOS ORGANIZAR?
Até breve! Margel
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